——在全国地方国资委办公室主任会议上的培训讲座提纲

国务院国资委办公厅主任  张德霖

二〇〇八年六月二十日

　　按照荣融同志关于全国地方国资委办公室主任会议要增加培训内容的批示，今天，由我给大家作一个培训讲座。我培训讲座的内容是：从科学发展观的视角，运用精细化管理和流程再造的理论与方法提高办公室系统行政效率，这实际上也是我们办公厅去年申请的一个软课题。我主要和同志们一起探讨两个问题。

　　一、办公室的角色定位及职能作用

　　一个单位、一个组织，无论中外，无论大小，也无论政府机构或企业，都有办公室或类似的机构。既然都有这样一个机构，一方面说明这个机构很重要，不可或缺。另一方面说明这个机构有一些共性的职能。有人说办公室是一个单位或组织的中枢、窗口、桥梁或是纽带。我认为，中枢也好，窗口也好，其实就是李伟同志在年初中央企业办公室负责人会议上讲话时所明确提出的两个字：服务。就服务的内容和功能而言，体现在四个方面，即信息功能、政务功能、参谋功能和品质功能。

　　（一）信息功能。

　　办公室是一个信息的集散地，信息的准确、畅通是办公室中枢作用的首要体现。2006年底，我初到办公厅任职时，荣融主任对我提出，办公厅要贯通三条线，即要与中央企业、地方国资委和委内各厅局必须保持信息畅通。信息包括三个方面，一是上行信息，对于国务院国资委办公厅来说，我们要向中办、国办报送政务信息；对于地方国资委办公室来说，也要向省委办公厅、省政府办公厅报送政务信息。二是平行信息，对于国务院国资委办公厅来说，是与国务院各部门的信息沟通；对于地方国资委办公室来说，是与本级政府各部、委、办、局的信息沟通；三是下行信息，对于国务院国资委办公厅来说，就是搜集整理来自中央企业及各地方国资委的信息。

　　（二）政务功能。

　　办公室的政务功能归纳起来就是办文、办会、办事。

　　就办文而言，所有的行政指令、决议都是以公文的形式出现，办文是政务的第一要务。办文的最高境界是办好文，办好文有两层含义，一层是公文的逻辑、结构、体例、文字等比较规范，符合国务院关于公文处理的有关规定。另一层是公文要把客观发展规律及政策措施、领导的决策或意图准确的表达出来，使其具有科学性和实效性。

　　就办会而言，办会的最高境界是办好会，好会没有什么标准，但我自己体会，如果一次会议，能够形成一项或几项重大决策，这些重大决策能够在历史上留下重要影响，这就是好会。如我们党在长征途中召开的遵义会议，确立了毛泽东同志的军事领导地位。70年代末改革开放初期，党的十一届三中全会，明确党的中心工作从以阶级斗争为纲转到以经济建设为中心的正确轨道上来，拉开了当代中国改革开放和现代化建设的历史帷幕。这些会议在我国历史都具有里程碑意义，这就是好会。再如去年国资委在珠海海泉湾召开的中央企业负责人研讨会，对进一步统一思想、提高认识、理清思路、开阔视野等，都具有重要意义，这也是好会。

　　就办事而言，办事的最高境界也就是办好事，而好事的含义则具体而丰富。办公室工作忙里忙外，多是一些琐碎的具体事。许多办公室主任反映，辛辛苦苦一年，年底总结时，来来去去就是发了多少文，开了几个会，好像没什么可写。实际上就是我们这些大量具体的事务性工作，保证了整个组织的有序运转。

　　（三）参谋功能。

　　从时间上说，对还没有进行、需要领导决策的事情，可以提出参考的意见和建议，也就是前瞻决策的参谋；对已经作出的决策，可以提出具体实施的意见和建议，也就是即时决策的参考；对过去一些完成的工作，要留下档案资料，供领导在今后的决策中参考，也就是过去决策的参照。从决策的上下层面上说，包括对上级决策的辅助、提醒；对同级决策的修正、补充；以及对下级决策的提示、引领。

　　（四）品质功能。

　　办公室是枢纽部门，说话、办事等往往体现一个机关的作风，反映一个机关的形象，影响一个机关的效率。这些作风、形象和效率综合起来就是一个机关工作的品质、质量，也就是大家通常所讲的“窗口”。

　　综上，因为办公室具备上述四个功能，所以一个单位、一个组织才需要办公室。办公室的地位也通过上述四个功能的实现得到体现和提升。

　　二、如何做好办公室工作

　　无论是传统的办公室工作方法定式，还是现代的办公室工作方式思路，都离不开信息系统、决策系统、组织系统、执行系统这四个系统。要达成这四个系统，就需要有相应的组织架构和人员能力素质。就组织架构而言，近代以来随着工业化和现代文明的发展，组织架构的演变，从直线制发展到直线职能制，再到事业部制、矩阵制，及至流程再造后的网络制。就人员能力素质而言，传统上讲，要求我们做办公室工作的同志能说能道、能喝能抽、能唱能跳、能里能外、能屈能伸等。这些是长期以来形成的，并没有褒贬之分。按现代说法，我归纳为八个字：本色做人，角色做事。如何实现这八个字，做好我们担负的办公室工作，关键是要形成一套现代行政理念，抓住两个关键管理方法，建立三个有力保障体系。

　　（一）牢固树立现代行政理念。

　　按照现代行政的要求，借鉴国外文官制度的有效经验和韦伯的理性官僚制理论，现代行政理念主要体现六个方面：一是战略理念，要有大局意识、政治意识，特别是要有政治敏锐性。二是法治理念，必须在法律的框架下依法行政，国资委作为政府的特设机构，更要依法履责、依规行权，也要强调依法行政。三是程序理念，从现代行政和科学决策的意义上讲，程序有时比实体更重要，要努力使业务流程、管理流程程序化、规范化。四是责任理念，责任是现代行政核心，每个岗位每个人都要时刻牢固树立责任意识，各司其职，各尽其责，懈怠必究。五是协同理念，对内对外都要做好协同配合，提高工作效率。六是创新理念，要与时俱进，不断改进方法，完善制度。

　　（二）抓住两个关键管理方法。

　　精细化管理源于日本丰田公司的“精益生产”，精是把没有必要的东西去掉，少而精，益是效益。精细化管理的核心思想是精、准、细、严，基本方法是细化、量化、流程化、标准化、协同化、经济化。精益化的精髓，用我们自己的话来说，就是把工作分解得细一点，把岗位标准定得准一点，把工作程序制定得规范一点，把责任落实得严一点。这样，无论是谁，在同样的岗位，都应按同样的程序，达到同样的标准，承担同样的责任。

　　流程再造最早是由美国著名管理学家Michael Hammer提出，1993年Michael Hammer和James Champy在“Reengineering The Corporation” 一书中对流程再造做了明确定义：“对业务流程进行根本性再思考和彻底性再设计，从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性改善，使得企业能最大限度地适应以‘顾客、竞争和变化’ 为特征的现代企业经营环境。”简单来说，就是打破原来按职能分工的模式，按客户的要求重新设计流程，其核心是建立面向顾客的业务流程。流程再造关注的是组织核心问题，不考虑已有的组织结构与流程，通过对组织运营最根本性问题的重新思考，运用全新的工作方法，对核心流程进行重新构建。

　　流程再造体现五个方面的特征，即组织结构扁平化、管理机制过程化、信息系统集约化、部门活动平行化及管理团队协同化。流程再造一般有三个阶段。初始阶段，要建立规范的流程，使工作例行化，减少不增值的活动；稳定阶段，要评估现有流程绩效，优化流程，提高流程的运作效率，降低流程成本；战略转型阶段，要全面评估流程，根据战略重新设计和整合流程，适应变化。

　　流程再造与精细化管理相辅相成，其目的都是使管理更加科学化，服务最优化，效益最大化。流程再造与精细化管理虽然源于企业管理，但近十多年来已开始运用于政府的公共管理，并取得了明显成效。我们办公室工作也可以运用这两种理论和方法，因为办公室工作具有公共性、公权性和服务性，也就是说我们的服务是公共服务，行使的权力大都具有公权性。管理大师德鲁克曾经说过：“非营利组织甚至比商业企业更需要管理。”因此，办公室工作更需要这两个方法，以降低行政成本，提高行政效率，提高行政质量。

　　对国资委办公厅来说，运用精细化管理和流程再造理论，对提高行政效率有以下现实意义。一是有利于不断提高国资监管工作效率。通过实施精细化管理和流程再造，进一步把工作“做精、做准、做细、做严”，不断精益求精，进一步提升行政服务水平和效率，从而提高国有资产监管工作效率。二是有利于切实提高办公厅及委机关行政运转效率。包括有助于使流程更加优化，运作更加有序；使岗责更加明确，权责更加对等；使考核更加严格，绩效更加突出；使制度更加完善，基础更加牢固；使手段更加先进，保障更加有力。总体而言，实施精细化管理，有助于促进办公厅工作作风、工作理念、工作方式的进一步转变，有助于增强办公厅综合服务能力和协调保障能力，从而起到示范带头作用，营造全委培养工作精细化的工作氛围，打牢依法行使出资人职责的制度保障。

　　国务院国资委成立5年来，办公厅主要工作指标显著提高。2003年和2007年相比，收发文、信息报送明显增加，信访人数显著下降；管理日趋规范化、制度化、流程化，初步形成了从计划－执行－监督－考评－总结全过程管理；队伍通过调研－考察－培训－课题等多种形式参与办公厅管理，不断提高了素质。但是，办公厅工作中仍存在一些问题。从流程再造的角度看，三大流程还不完善，甚至有“空白”：我们的管理流程还未完全建立，对应的相关流程还未固化；工作流程虽已建立，但仍不够优化，如：一些流程界面、衔接和信息传递、职责不明晰，一些工作流程的配套制度还未建立，一些制度虽已建立，但未及时修订；支持流程未固化，也未达到高效运转的要求。从精细化管理的角度看，岗位职责细化、量化不到位，工作标准规范不健全，也无法科学设定绩效指标，对各项工作进行科学评价；队伍素质还不能完全适应工作需要，有些岗位轮岗幅度不高，有些岗位专业性强，内部培训压力大，保持工作持续性的难度加大；工作方法创新不多，工作效率有待提高。

　　针对上述问题，为提高行政效率，按照精细化管理与流程再造理论，我们进行了改进。首先是进一步规范流程，其中包括进一步固化管理流程，推动工作流程的制度化、规范化，提高支持流程的效率和共享程度。经过流程的梳理和规范，目前办公厅的流程框架初步建立，形成了管理流程、工作流程和支持流程三级架构。管理流程主要包括年度计划、例会、季度通报会、年度总结4项流程；工作流程包括收文、发文、档案保密、值班、会议、信访维稳、信息报送、信息公开、信息化管理9个模块；支持流程包括综合事务管理、办公厅信息化。其次是运用精细化理论细化、量化价值体系，形成可度量的工作标准。对办公厅各项工作确定可度量的标准，对各流程明确上下环节关系及各自权责，对各个工作界面进行准确界定。

　　（三）建立三个有力保障体系。

　　做好办公室各项工作，还要建立相应的保障体系。具体说来，应该是三个方面的保障体系，即组织保障、信息化保障和人才队伍保障。

　　1．组织保障。组织保障就是要合理配置组织结构，一是随着国资委出资人代表职能的进一步到位，国资委及办公厅职责及工作重点也将发生变化，配置的组织机构要能够适应国资委及办公厅的职责变化。二是要通过精细化管理和流程再造，在实现流程环节和职责清晰的基础上，以核心和创造价值流程为基础，进一步科学配置组织机构，使得关键流程有明确的岗位来保障。三是根据业务流程工作量，统筹安排，合理设置内设机构的岗位，并配备与岗位相适应的人员。进一步加强轮岗等方式，激发工作热情。最终目标是人尽其才，才尽其用，用尽其效，人人都能在适当的岗位上发挥作用，激发活力和工作热情。

　　2．信息化保障。信息化保障就是要加快信息化建设，全面应用委机关办公自动化（OA）系统，建立和完善国有资产监督管理信息系统，建设统一的国资监管网络平台，推进互联互通，加快建设完善的全国国资监管对外门户网站体系，推进政务信息公开。运转效率更高，更好地履行本级政府授予的出资人职责。

　　3．人才队伍保障。人才队伍保障就是要求进一步加强队伍建设，着力三个方面的建设，即培养过硬政治素质，提高良好职业素质，强化和谐团队精神。这实际上又归结到前面强调的八个字：本色做人，角色做事。如此，才能更好地建设和谐高效的办公厅。